実用的な月次予定の作り方
「数値化ができないものは改善できない」という有名な言葉があります。
時間を計るということは予定を作成する上で非常に重要です。
かかる時間が分からなければ見積が出せないからです。
私もかつては予定を作成する作業が苦手でした。
数字で管理することが出来ていなかったからです。
今回は、時間を計った上で一ヶ月で予定を立ててみることにしました。
ご参考になれば幸いです。
１、目標を掲げる
目標が無ければ計画を立てる意味はありません。
数値目標を先にたてていきましょう。
例えば
「一か月に300文章作る！」
「1文章は500文字以上」
という目標をたてたとします。
２、作業にかかる時間を割り出す
自分の仕事を管理する際に大切なことは作業にかかる時間の把握です。
普段行っている作業にかかる時間を割り出しておきましょう。
未知の作業があったら、試しにやってみて時間を把握しておきましょう。
普段から作業時間記録を付けている人は簡単に割り出せると思います。
ひとつひとつの作業項目にかかる時間が分かれば、予定として組み込むことができるようになります。
３、バーチカル予定表に時間の枠を作っていく
私はシフト勤務なので、月のシフトが発表された時点で予定の作成を始めます。
通常の月金勤務の方はもっと予定を組みやすいと思います。
早速予定を組んでみました。
予定を組んでみると具体的にどのくらいの時間が確保できるかが分かりますね。
この時点で行うのは予定表に枠を作る作業です。
詳細な作業内容は入れていきません。
ここで注意しないといけないのが睡眠時間や休憩時間をしっかり考慮することです。
あまり、気合いに頼ると後々厳しくなります。
４、目標との差を確認する
バーチカル予定表に枠を入れたら目標が実現可能が確認します。
何かと不測の事態は起こるものです。
組まれた予定のうち1割はつぶれると思いましょう。
また、ギリギリクリアというのも辛いものです。
予定に遊びがありません。
そこで、さらに1割余裕を持ちましょう。
例えば、「一か月に300文章作る！」という目標があったとして、2割の時間がつぶれても実現可能な予定を作るには・・・
「一か月に360文章作れる！」作業枠を確保すれば安全と分かります。
目標にとても到達出来ないなら目標が高すぎです。
目標を余裕でクリアしてしまうなら目標が甘すぎでしょう。
５、実行可能な予定か確認する
実際に予定を使って作業してみましょう。
実行可能な予定であるか確認していきます。
現実の作業の進行度とずれがあれば適宜修正していきましょう。
４の段階である程度余裕を持たせてあるので、大幅なズレにはならないはずです。
・まとめ
いかがでしたでしょうか。
数値目標を決めて予定を組んでみました。
意外にも予定作成って難しいと思います。
目標と作業の見積をしっかりして実用的な目標を作成していきましょう。
