メモ、ノート作りの技は出来る人から盗む

職場でひたすらメモばかりしている人いませんか？
こういう人に限っていざ仕事の話をすると全く答えられないということはありませんか？
おそらくメモばかりしている人は、メモやノートの取り方を全く意識したことがない人なんだと思います。

メモやノートの取り方は実践で学ぶのが一番！

是非、仕事が出来る人から盗みましょう。

・そもそもメモやノートの目的が分かっていない

メモやノートをとる目的が分かっていない人が多いと思います。
ノートは情報を考えをまとめるものです。
情報を整理したり、アイデアをまとめたりするときに使うのがノートの役割です。
ここを明確に意識していないとノートがめちゃくちゃになります。
逆にメモは忘れるために作るものです。
一旦忘れて後から見返すことを前提としてつけていきます。

・なぜメモやノートの作り方が分かっていないのか？

私たちはノートのとり方を学んできていません。
学校で散々ノートとってきたと思いますが、学校のノートは教科書のページに対応した形で作られています。
定期テストが終われば見返すこともないので、そのノートが正しく作られているかの検証もしません。
そのため、業務で使えるノートの作り方を私たちは学んできていないのです。

業務中に学べる環境なら良いのですが、このような事務作業のテクニックはなかなか教えてくれる人はいません。
また多くの方が「ノートに作り方がある」という事自体を知らないと思います。
つまり、私たちは雰囲気でメモやノートを取っていることになります。

・情報集約する達人

メモやノートの取り方は業務スキルの延長線にあるものです。
そのため、ノートの取り方が上手い人に学ぶのが一番近道です。

マニュアルを見てもわかることはマニュアルを見ればいいですよね。
その代わりマニュアルを見ても分からないことは自分でまとめなおす必要があります。

私の職場には10個程度のマニュアルだけでは分からないノウハウをルーズリーフでまとめてる人がいました。
使うフォーマットや作業のワンポイント、提出する帳票などが全部ひとまとめになったも
のです。
情報が集約されているので、そのルーズリーフを見れば情報が手に取るようにわかります。
しかも漏れがないように作られていました。

さらにこの人のうまいところが、まとめるべき情報も取捨選択していたことにあります。
世の中には一言メモを付け加えだけで解決することもあります。
逆に頭からしっかりまとめないといけないこともあります。
その選別が上手かったのです。

・引き継ぎメモの達人

職場で引き継ぎメモの達人がいるのでご紹介したいと思います。
何がうまいかと言うと引き継ぎメモの作りがいいのです。
表形式で分かりやすく、
・どのカテゴリーの業務が
・いつ行われ
・何をしないといけないのか
が明確に提示されています。
しかもぱっと見でわかります。
そのため引き継いでいる時に、引き継ぎに漏れも確認できます。
このような引き継ぎメモが業務ごとに用意されてるので従業員としては大変助かっていました。

・まとめ

どの職場にもメモやノート作りの達人はいるものです。
是非その技を盗んでいきましょう。