●フォルダの理想の階層数ってご存知ですか？

あなたはパソコンのファイルの管理をどのように行っていますか。
おそらく多くの方がフォルダで管理してると思います。
このフォルダ管理うまく管理しないと使うものにならないものになってしまいます。

フォルダは確かに便利です。
バラバラに置かれているファイルを一つにまとめることができます。
このまとめ方にコツがあります。
コツ知らないと、どこに何があったかわからなくなり、ひたすら探す手間が増えてしまいます。

フォルダを使いこなすポイントは
「フォルダの名づけ方」
「フォルダの階層数」
の2点です。

・ポイント１：フォルダは作っても3階層まで

フォルダの階層について解説していきます。
適切な階層数は3つです。
基本的に3段目までにファイルが見つかるように階層構造にします。
人間には一度に記憶出来る量に限界があります。
3つであれば確実に覚えられますが、それ以上になると必死に記憶から引き出そうします。

・3階層にすることで、使用頻度の頻度の高いフォルダを独立

また、3階層にすることで、使用頻度の頻度の高いフォルダを独立させることが出来ます。
いままで埋もれていたフォルダを全面に出すことによって、フォルダ構成が使い勝手の良いものに進化していきます。

フォルダ構成も使用頻度によって定期的に変更すべきです。
はじめは論理的にフォルダを作ろうとしますが、使っていくうちに使用頻度にばらつきが生まれます。
また、使用頻度の高いフォルダはさらに下位の階層を作りたくなることが多いです。
そんな時に、使用頻度の高いフォルダを独立させて上げると使い勝手が良くなります。

・ポイント２：分かりやすい名づけをする

次にフォルダの名前の付け方です。
名前の付け方が分かりにくいことによって検索の手間が増えます。
検索の手間が増える原因はどこに何を入れたかが把握できていないからです。
これを解決するのがフォルダの名前です。
一見ふざけているような名前でも、分かりやすければ付けて大丈夫です。
分かりやすいフォルダ名にすることで使えるフォルダになります。

・まとめ

いかがでしたでしょうか？
フォルダ分けの目的は業務の効率化です。
フォルダ分けすることで探す手間が増えては本末転倒です。

多くの方はフォルダの「カテゴリー分け」の観点で工夫されていると思います。
そのため、今回はカテゴリー分け以外のポイントをご紹介しました。